¿Qué es un PMO?
Project Management Office o PMO es el departamento o la figura dentro de la organización encargada de definir unos criterios comunes para gestionar y coordinar los proyectos, con un alcance y responsabilidad variable en función de la organización.
Aunque en empresas grandes la Project Management Office (PMO) suele ser un departamento, en empresas más pequeñas esta puede estar formada por una única persona, o incluso ser parte del trabajo de uno de los directores de proyectos.
¿Formas de integrar la Project Management Office en la organización?
Existen básicamente dos formas de integrar la Project Management Office dentro de la estructura de la organización:
Con relación jerárquica con los directores de proyectos. En este caso la PMO se establece como un departamento que engloba y gestiona a los directores de proyectos. Esta forma de integración es la que da más autoridad a la PMO, y mayor capacidad para actuar y asumir funciones.
PMO jerarquica
Sin relación jerárquica con los directores de proyectos. En este caso la Project Management Office (PMO) no gestiona directamente los directores de proyectos, sino que actúa como un ente independiente y externo a estos.
PMO no jerarquica
No existe una forma mejor de integrar la Project Management Office (PMO) en la organización, sino que la forma de integrarla va a depender de los objetivos y funciones que esta deba asumir. De esta forma, una Project Management Office (PMO) sin relación jerárquica sobre los directores de proyecto tendrá una capacidad limitada de gestionarlos, quedando su capacidad limitada a especificar procesos y auditar su aplicación.
¿Qué funciones tiene una PMO?
De forma genérica la Project Management Office (PMO) es la responsable de coordinar y establecer unas pautas comunes en la gestión de proyectos dentro de la organización, lo cual puede realizarse de forma más o menos extensa, e incluir más o menos responsabilidades y funciones, entre las que podríamos destacar:
Definir los procesos de gestión y seguimiento de proyectos en la organización, de tal forma que se establezca un marco de trabajo común para todos los directores de proyecto.
Auditar y supervisar la aplicación de los procesos de gestión de proyectos definidos, aplicando la mejora continua para ir adaptando y mejorando estos a lo largo del tiempo.
Actuar como consultor y formador para los directores de proyectos.
Gestionar los propios directores de proyectos, asignándolos a cada proyecto y garantizando que estos cumplen con las necesidades de la organización. En este caso la Project Management Office (PMO) sería un departamento que englobaría a los directores de proyectos, por lo que necesariamente estaríamos hablando de una relación jerárquica con estos.
Integrar y balancear los recursos de los proyectos para optimizar su resultado en conjunto. Esto es muy importante en organizaciones multiproyecto donde se ejecutan varios proyectos en paralelo y se comparten recursos.
Resolver conflictos entre proyectos fijando prioridades.
Ventajas para la organización
Crear una oficina de gestión de proyectos o PMO e integrarla en una organización en funcionamiento no es simple, y normalmente implica tener que hacer frente a numerosos conflictos, y una inversión de recursos y tiempo. Consecuentemente tenemos que estar seguros de que esta va a ser beneficiosa para los resultados de la organización antes de su implementación.
Entre los principales beneficios que una Project Management Office puede aportar a cualquier organización se podrían destacar las siguientes:
Iguala los procesos de gestión de proyectos, facilitando el seguimiento de estos por parte de la dirección, e independizando en parte el resultado del proyecto de la persona que lo dirige. En este sentido el riesgo de fracaso en proyectos se ve reducido.
Optimiza el número de profesionales necesarios para dirigir el conjunto de proyectos, reduciendo el coste de esta actividad. Esto es posible porque a medida que se definen, mejoran e implementar en la organización los procesos de gestión de proyectos adecuados, esta gestión se ve simplificada, siendo posible que cada director de proyectos asuma un número de proyectos mayor.
Optimiza la asignación de los directores de proyectos en base a su perfil, asignando aquellos con más experiencia y formación a los proyectos más críticos o de mayor tamaño, y los más noveles a los que no lo son.
Mejora la planificación y coordinación de los recursos para reducir la duración media de los proyectos, permitiendo así reducir el tiempo de facturación e incrementar el resultado económico de la empresa. Esto se consigue en gran medida implementando los conceptos de gestión por cadena crítica.
Facilita colectar, y reaprovechar la información y conocimientos generados en los proyectos para permitir la implementación de procesos de mejora.
Establece criterios objetivos para resolver los conflictos entre proyectos, de acuerdo a criterios objetivos de priorización y a la política de la organización.
Junto con las ventajas también existe una desventaja, ya que una Project Management Office (PMO) implica un gasto de recursos que debe verse compensado por las ventajas que esperamos obtener. Por tanto, su implementación e integración en la organización debe ser analizada, sobretodo en organizaciones pequeñas, o que trabajen con pocos proyectos en paralelo, o con poca interacción entre ellos.
Dificultades habituales en la implementación de la PMO
Como cualquier proceso de cambio organizativo, la implementación de una Project Management Office (PMO) no está exenta de problemas y dificultades. Como resumen podemos destacar las siguientes:
La resistencia al cambio de la propia organización, representada por la típica frase “eso siempre lo hemos hecho así”.
Introducir los cambios sin afectar negativamente a los proyectos en curso. Lo que muchas veces implicará un periodo de coexistencia entre las dos formas de trabajar.
Cambios en las responsabilidades o el grado de libertad de las personas, cosas que no siempre son bien aceptadas.
Falta de conocimientos dentro de la propia organización para poder llevar a cabo esta tarea con recursos internos.
Existe una serie de consejos que facilitan el hacer frente a estas dificultades, algunos de los cuales son totalmente necesarios para poder afrontar un cambio de este tipo:
La implementación de la Project Management Office (PMO) debe ser una actividad promovida y totalmente apoyada por la dirección de la organización. La cual debe implicarse activamente en el proceso.
Suele ser más efectivo y simple plantear una implementación en diferentes fases, incrementando las funciones y autoridad de la Project Management Office (PMO) de forma progresiva.
Es totalmente necesario disponer de personas con los conocimientos y experiencia necesarias como para poder llevar a cabo este proceso, y poder gestionar la Project Management Office (PMO) una vez implementada. Por ello puede ser necesario implementar cambios organizativos para situar las personas adecuadas en el lugar adecuado, la contratación de perfiles específicos, o buscar la ayuda de una empresa de consultoría.
Referencias:
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